EP198 – EL MÉTODO 3X5 Y 🎙️
Imagina esto: llegas a tu fábrica un lunes por la mañana y la línea de producción está detenida… otra vez. No porque alguien cometiera un error, sino porque el mismo problema sigue reapareciendo, sin importar cuántas veces lo “arregles”. Frustrante, ¿verdad?
Soy Juan Navarro, y en Advanced Quality Programs no solo parcheamos los problemas, los eliminamos de raíz. Hoy te mostraré cómo el método 3×5 Why puede transformar para siempre tu manera de resolver problemas.
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🌱 ¿Qué son los problemas sistémicos (y por qué importan)?
Los problemas sistémicos son como las malas hierbas: siguen apareciendo porque las raíces siguen ahí. No se trata de un error puntual, sino de cómo interactúan las personas, los procesos y las reglas.
Peter Senge lo llama “ver todo el tablero de ajedrez, no solo las piezas”. Y Deming nos recuerda: “Cada sistema está perfectamente diseñado para obtener los resultados que obtiene”. Si los mismos dolores de cabeza se repiten, es hora de mirar más profundamente.
📝 Pregunta rápida:
¿Alguna vez resolviste un problema solo para que regresara? Deja un comentario o comparte tu historia. ¡Me encantará escucharla!
🐟 Paso 1: Ver el sistema – Diagrama de espina de pescado
La mayoría de los problemas no son simples. Por eso comenzamos con un diagrama de espina de pescado. Imagina el problema como la cabeza del pez, y los huesos como posibles causas: herramientas, personas, procesos, ambiente, entre otros.
Reúne a tu equipo, define el problema con claridad y haz una lluvia de ideas sobre cada factor.
Esto no es para culpar a nadie, sino para revelar cómo se conectan los elementos.
📌 Consejo: No te conformes con lo obvio. ¡Empújense unos a otros para ir más profundo!
🪜 Paso 2: Profundiza Con Los Cinco Porqués
Elige las dos o tres causas más probables y comienza a preguntar:
“¿Por qué ocurrió esto?” Luego sigue preguntando “¿Por qué?” hasta llegar a la raíz.
A veces bastan tres niveles; otras veces se necesitan seis. El objetivo es la claridad, no solo tratar los síntomas.
💡 MOVIMIENTO PROFESIONAL: lee tus respuestas al revés usando “por lo tanto”. Si aún tienen sentido… ¡lo has clavado!
🔍 Paso 3: El Método 3×5 Why – Plan para resolver problemas sistémicos
La verdadera magia de este método está en aplicar los cinco porqués en tres niveles distintos:
- Nivel específico: ¿Por qué no se evitó la falla? Ej.: “¿Por qué se rompió la manija?”
- Nivel de detección: ¿Por qué no se identificó antes? Ej.: “¿Por qué nuestras pruebas no detectaron esto?”
- Nivel sistémico: ¿Por qué este tipo de problemas siguen ocurriendo? Ej.: “¿Por qué seguimos perdiendo este riesgo?”
Siempre involucra a las personas adecuadas: operadores, inspectores, dueños del sistema. No basta con corregir el problema, hay que arreglar el sistema que lo genera.
🔥 Caso real: el incendio en una fresadora
En el sitio de un cliente, una fresadora se incendió. Afortunadamente, no hubo heridos, pero estuvo cerca. En vez de limitarse a cambiar el filtro de papel por uno de metal, el equipo preguntó:
- ¿Por qué comenzó el incendio?
- ¿Por qué no detectamos el riesgo antes?
- ¿Por qué nuestro sistema permitió que sucediera?
Descubrieron tres fallos clave:
- Ausencia de un proceso formal para actualizar las listas de verificación de seguridad
- Prácticas de gestión de riesgos poco claras
- Instrucciones vagas
¿El resultado? No solo un filtro más seguro, sino un sistema más robusto e inteligente.
📦 Otro ejemplo: certificados de material faltantes
Un fabricante perdía entregas constantemente por certificados de material ausentes, especialmente tras subcontrataciones. Con el método 3×5 Why encontraron mala planificación, escaso seguimiento y roles confusos en Compras. Tras redefinir procesos y responsabilidades, las entregas tardías desaparecieron.
🧭 8 formas de liberar tu tiempo (y dejar de apagar incendios)
- Busca causas sistémicas: son más frecuentes de lo que crees
- Forma un equipo: diferentes perspectivas revelan raíces ocultas
- Recorre el proceso: observa en vivo
- Haz lluvia de ideas sin juicio
- Enfócate en 2 o 3 causas principales
- Sé disciplinado: un factor a la vez
- Involucra a los dueños del sistema
- Prueba tu lógica con “por lo tanto”: ¿se sostiene?
🗣️ Pregunta para ti
¿Dónde pasas más tiempo en la resolución de problemas: apagando incendios o reparando sistemas? Cuéntamelo abajo.
📄 ¿Cómo usar la plantilla 3×5 Why?
¿Listo para implementarlo? Descarga la plantilla (enlace en la descripción) y sigue estos pasos:
- Escribe una declaración clara del problema
- Ejecuta los cinco porqués para los niveles específico y de detección
- Usa la prueba “por lo tanto” para validar tu lógica
- Enumera las contramedidas, asigna responsables y fechas
- Involucra a los propietarios del sistema en el nivel sistémico
- Comparte lo aprendido con otros equipos
💬 Comentarios rápidos
¿Cuál es un problema sistémico que ya estás listo para resolver? Escríbelo abajo o mándame un mensaje de texto. Estoy aquí para ayudarte.
El Dr. Deming lo dijo claro: “Un mal sistema siempre vence a una buena persona”.
Así que esta semana, desafíate: elige un problema recurrente y aplica el método 3×5 Why para profundizar en su raíz sistémica. ¡Las mejores historias saldrán en el próximo episodio!
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Hasta la próxima. ¡Construyamos mejores sistemas, juntos!