EP153: La Prueba De Simplificación – El Arte De La Optimización
Anima a los equipos a identificar y simplificar tareas, eliminar redundancias y recompensar los esfuerzos de optimización para fomentar una cultura de simplicidad y eficiencia. #advancedqualityprograms #ThequalityGuy #Simplification
¿Quieres dominar el arte de optimizar y simplificar? Como dijo sabiamente Marie Curie: “Sé menos curioso por las personas y más curioso por las ideas”.
Hagamos una comprobación rápida. En tus propias palabras, ¿qué significa simplificar algo? Tómate 30 segundos para nombrar todas las palabras que te vienen a la mente cuando piensas en el concepto de simplificación. ¿Están las palabras “claro” o “comprensible” en tu lista? ¿Qué tal “fácil” o “sin complicaciones”?
Mientras trabajábamos con numerosos colegas de la industria y consultábamos con expertos en el mundo académico, mi equipo y yo desarrollamos un acrónimo corto pero efectivo para recordar lo que podría ser la simplicidad. Funciona para nosotros: CARS, como “carro” en inglés. Lo usamos para verificar nuestras acciones implementadas todos los días.
C significa CLARO, es decir, un lenguaje comprensible y directo que puede ser fácilmente entendido por la persona promedio. Por ejemplo, considera las instrucciones de montaje de IKEA. Antes de que se simplificaran estos documentos, las personas que ensamblaban muebles se enfrentaban a un folleto que contenía miles de palabras y oraciones complejas. Después de la simplificación de IKEA, se redujo a unas pocas palabras y principalmente a imágenes.
A significa ACCESIBLE, está disponible para tantas personas como sea posible y transparente. Todo el mundo puede acceder a él o utilizarlo sin ningún compromiso. ¿Por qué Amazon te ofrece tantos productos similares y te permite ver los precios de sus competidores? Apuestan a que elegirás uno de sus productos porque han hecho la información sea accesible y te ha ahorrado mucho tiempo buscando en otros lugares.
R significa REPLICABLE, es decir, cosas que son escalables y se pueden reproducir fácilmente. Imagínate al conductor de un automóvil nuevo. ¿Necesitan una formación especial cada vez que tienen que conducir un vehículo nuevo? No, porque los instrumentos están ubicados en la misma posición en todas las cabinas de los automóviles. Los conductores pueden replicar la operación de conducir un automóvil en cualquier momento.
S significa SENCILLO, esto significa el número de pasos, características, aprobaciones, páginas, etc., que se interponen entre tú y el logro de algo son mínimas. Piensa en las dating-apps, cambiaron el juego de las citas para las personas, ahora sin tomarse la molestia de socializar, ahora solo necesitan deslizar el dedo hacia la izquierda o hacia la derecha antes de conciliar una cita.
La idea es hacer una prueba de simplicidad cuando creamos un nuevo producto, implementamos una solución o tomamos medidas correctivas. Mi equipo y yo nos preocupamos por la simplicidad, y nos aseguramos de mantener la verificación de simplicidad justo antes y después de una nueva implementación. Los animé a escribir estas cuatro preguntas entre sus notas:
- ¿Es lo más claro posible?
- ¿Es lo más accesible posible?
- ¿Es lo más sencillo posible?
- ¿Es replicable?
Antes de que entreguen los resultados de su próximo proyecto, les pido que lo ejecuten a través de su prueba CARS de cuatro preguntas. Si su respuesta a alguna de estas preguntas es no, nos animamos a seguir simplificando.
- Cuando necesitemos aclarar algo, podemos profundizar preguntándonos:
¿Podemos explicar esto claramente a personas fuera de nuestra organización o industria?
- Cuando necesitamos hacer algo más accesible, podemos profundizar preguntándonos:
¿Todo el mundo puede acceder a la información sobre esta tarea, programa o proyecto en tiempo real? Si no es así, ¿qué podemos cambiar para mejorar el acceso?
- Cuando necesitamos hacer algo más replicable, podemos profundizar preguntándonos:
¿Podemos crear un catálogo para esta tarea o proceso que otros puedan usar?
- Cuando necesitamos hacer algo lo más sencillo posible, podemos profundizar preguntándonos:
- ¿Qué redundancias podemos eliminar de este proceso de trabajo o flujo de trabajo?
Nuestro objetivo es agilizar los procesos sin caer en la trampa de la simplificación excesiva. Anima a los equipos a presentar una tarea, presentación o proyecto que consideren simplificado. Al aplicar la prueba CARS a cada ejemplo, puedes identificar de forma colaborativa áreas que se pueden simplificar aún más en el futuro.
Tu objetivo es eliminar, externalizar o simplificar tantas cosas complejas o innecesarias como sea posible. Trata de simplificar cualquier formulario, documento o informe que requiera más de 30 minutos o tres asociados para completarlo.
Alienta y recompensa a los empleados que simplifican los procesos frustrantes o las tareas que consumen mucho tiempo. A menudo, un proceso o sistema dificulta el flujo de trabajo. Suponiendo que la salud o la seguridad de nadie se vean comprometidas, suelo promover la optimización del sistema. Anima los miembros del equipo a mejorar la productividad simplificando. Comienza por eliminar los cuellos de botella y recompensa a aquellos que optimizan tu organización.
Los sprints de simplicidad pueden impulsar el compromiso en torno a la optimización más allá de tu equipo y organización. Pueden iniciar un cambio cultural que se aleje de la complejidad y se acerque a una forma simplificada de trabajar.
Uno nunca se da cuenta de lo que se ha hecho; solo se puede ver lo que queda por hacer. Marie Curie