EP182 – Rompiendo el ciclo BLOW

¿Cansado de intentar optimizar tu organización y caer siempre en las mismas trampas? Tal vez estés atrapado en el Ciclo BLOW. Descubre cómo romperlo y alcanzar mejoras reales.

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Hoy, retomaremos el tema de los procesos y métodos de calidad. Si tu empresa desea mejorar su desempeño, la mejora continua es esencial. Exploramos la mejora continua y el Ciclo de Deming en los episodios del podcast 15 y 156. Ahora, examinaremos esta idea desde una perspectiva diferente.

En el agitado entorno de las oficinas corporativas, donde los términos de moda son comunes y las presentaciones en PowerPoint abundan, muchas organizaciones siguen, sin darse cuenta, un ciclo único. Este ciclo, llamado el Ciclo BLOW (por sus siglas en inglés: Blame, Legitimize, Overcomplicate, Withdraw; en español: Culpar, Legitimar, Sobrecomplicar, Retirarse), demuestra exactamente cómo no mejorar los procesos.

Tomemos, por ejemplo, la compañía ficticia «InnovateCorp». Esta empresa se enorgullece de su dedicación a la mejora continua. Sin embargo, ha caído sin darse cuenta en la trampa del Ciclo BLOW.

Culpar – Anunciar y asignar culpa

Una nueva iniciativa comienza con el CEO, Sr. Visionario, reuniendo a su equipo. Declara: «¡Necesitamos un cambio drástico! Este equipo ha estado rindiendo por debajo de lo esperado». En lugar de identificar el problema y sus causas fundamentales, culpa al liderazgo anterior y a factores externos. Dice: «Si tan solo las personas hubieran hecho las cosas correctamente en el pasado, no estaríamos en este lío». Luego establece metas poco realistas sin ninguna planificación adecuada.

Legitimar – Justificar con palabras de moda y lógica débil

El equipo de gestión, liderado por la Sra. Jargon, defiende las decisiones del CEO. Comienzan con estudios de casos vagos, afirmando: «Una empresa Fortune 500 hizo esto, ¡así que debe funcionar!» Abusan de palabras de moda como sinergia, de clase mundial, hagámoslo realidad y mejores prácticas, incluso cuando estas palabras no están relacionadas con la situación. Descartan las preocupaciones presentando diapositivas de PowerPoint llenas de flechas y círculos sin sentido. Insisten: «Nuestros competidores están haciendo algo similar, ¡no podemos quedarnos atrás!» Sin embargo, no logran proporcionar una dirección clara ni un camino definido para que el equipo lo siga.

Sobrecomplicar – Crear burocracia innecesaria y confusión

A medida que la iniciativa avanza, el Sr. Burócrata interviene. Se asegura de que ninguna tarea esté completa sin procedimientos excesivos y demandas poco realistas. Redacta un proceso de aprobación de 100 páginas que nadie sigue porque no lleva a ningún lado. Ahora las tareas simples requieren múltiples capas de aprobación. El equipo programa reuniones para planificar reuniones adicionales que abordan tareas sin sentido. Los empleados pasan más tiempo creando documentación innecesaria que realizando trabajo valioso. Los proyectos se detienen debido a la interminable burocracia, mientras el cliente espera. En este punto, los miembros del equipo comienzan a discutir, diciendo: «Intentamos esto en el pasado y no funcionó». La sobreespecificación ahora crea más problemas que soluciones.

Retirarse – Abandonar silenciosamente la iniciativa y asignar la culpa a otro lugar

Finalmente, la iniciativa fracasa. La Sra. Bias, la experta en relaciones públicas, toma el mando para controlar la narrativa. Dado que todos ahora están confundidos y sobrecargados de trabajo, los invita a una reunión general. Ella dice: «Era una gran idea, pero la ejecución no fue la correcta». Se forma un grupo de trabajo para “investigar” qué salió mal. En realidad, la iniciativa nunca llega a ninguna conclusión y no se produce ningún informe o análisis. En su lugar, se anuncia una iniciativa más grandiosa y llamativa para desviar la atención del fracaso anterior. La Sra. Bias declara: «¡Estamos pivotando hacia una nueva estrategia!» Y así, el ciclo comienza de nuevo.

Si la historia de InnovateCorp te resulta familiar, es hora de hacer un cambio. Las organizaciones pueden evitar el Ciclo BLOW al enfocarse en la mejora genuina de procesos.

1. Desarrolla una visión clara de lo que deseas lograr.
2. Identifica brechas y realiza un análisis de causa raíz antes de tomar decisiones.
3. Enfócate en el objetivo y mantén los procesos simples, claros y efectivos.
4. Involucra a las personas adecuadas en el proceso de toma de decisiones.
5. Considera el fracaso como una oportunidad para aprender, en lugar de asignar culpa.

El Ciclo BLOW contrasta con el Ciclo Deming o el Modelo PDCA. Para una explicación detallada del Modelo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), consulta los episodios del podcast 15 y 156. Para quienes continúan aquí, el Ciclo Deming es un método para gestionar y mejorar procesos o productos. También se conoce como el Ciclo Shewhart, dependiendo de si se atribuye a Walter Shewhart o al amigo del podcast: W. Edwards Deming. Por eso lo llamo Ciclo Deming; sin embargo, lo que realmente importa son los principios y pasos.

Los principios del Modelo PDCA son los siguientes: Planificar: Define objetivos y procesos para lograr resultados deseados. Identifica una meta, crea una estrategia, establece métricas de éxito y prepara un plan de acción. Hacer: Ejecuta el plan y sigue el proceso. Completa las acciones delineadas durante la fase de planificación. Verificar: Evalúa los datos y resultados obtenidos en la fase de Hacer. Compara los resultados reales con los esperados para identificar brechas o áreas de mejora. Actuar: Implementa mejoras basadas en la evaluación. Aborda problemas, identifica causas raíz e introduce cambios para mejorar el desempeño.

Reevaluando estrategias, simplificando procesos y adoptando métodos prácticos de mejora, las organizaciones pueden escapar del Ciclo BLOW y lograr un progreso significativo.

Recuerda lo que Ellen Glasgow dijo: «Todo cambio no es crecimiento, así como todo movimiento no es avance».